Analyza

Analýza

Tato složka je určena pro analytické dokumenty aplikace PoolCar.

Použité technologie

• SharePoint 2016
• Nintex Workflow
• Nintex Forms

Účel aplikace

Ve společnosti vznikla potřeba centralizovat a automatizovat správu vozového parku určeného pro služební cesty zaměstnanců.

Cílem aplikace je zjednodušit proces rezervace vozidel, zajistit evidenci jejich využití a průběžně spravovat informace o jednotlivých automobilech.

Součástí řešení je sledování nájezdu kilometrů, evidence poškození vozidel, kontrola jejich technického stavu a dostupnosti, stejně jako evidence důležitých vlastností vozidel, například platnosti dálničních známek nebo zimní výbavy.

Součástí aplikace je schvalovací proces rezervací. Knihu jízd uživatel zakládá z vrácené žádosti; workflow následně přiděluje její identifikátor a zpracovává souhrnné hodnoty jednotlivých jízd.

Analýza

Před zavedením aplikace bylo nutné evidovat rezervace služebních vozidel, jejich technický stav a využití způsobem, který byl časově náročný a náchylný k chybám.

Chyběla centralizovaná evidence rezervací, historie jízd i aktuální informace o stavu jednotlivých vozidel.

Bylo také potřeba zajistit kontrolu schvalování služebních cest a zabránit souběžným rezervacím stejného vozidla.

Navržené řešení

Řešením je aplikace PoolCar postavená nad SharePointem, která propojuje několik seznamů (rezervace, vozidla, kalendář rezervací, knihu jízd, jednotlivé jízdy a schvalovatele) pomocí workflow.

Aplikace automatizuje schvalovací proces, rezervuje vozidla v kalendáři, podporuje založení knihy jízd, aktualizuje stav vozidel po jejich vrácení a uchovává historii rezervací. Vozidlo ve stavu označujícím zapůjčení není dostupné pro další rezervaci. Po schválení žádosti se stav Potvrzeno nastaví tlačítkem Potvrdit a workflow následně vytvoří rezervaci v kalendáři.

Klíčové funkce systému

• evidence vozového parku
• rezervace služebních vozidel
• schvalování žádostí
• kontrola dostupnosti vozidel
• evidence knihy jízd
• evidence jednotlivých jízd
• sledování stavu tachometru a nádrže
• evidence poškození vozidel
• automatická aktualizace údajů o vozidlech po ukončení cesty
• správa historie rezervací

Přínosy řešení

• zrychlení procesu rezervace vozidel
• omezení duplicitních rezervací
• automatizované výpočty a přenos údajů v evidenci služebních jízd
• aktuální přehled o dostupnosti vozidel
• jednodušší kontrola technického stavu vozového parku
• lepší dohledatelnost historie využití jednotlivých vozidel
• snížení administrativní zátěže pracovníků